Per Definition ist der A3-Report eine Dokumentenvorlage, die zur Problemanalyse bei der Prozessplanung und Prozessoptimierung im Qualitätsmanagement eingesetzt wird. Im Fokus der A3-Methode steht dabei die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse zur Steigerung der betrieben Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit. Die zugrundlegende Methode, auf deren Basis ein A3-Report aufgesetzt wird, ist der "Plan, Do, Check, Act" Zyklus. Dieser Zyklus ist die Grundlage der meisten Qualitätsmanagement-Systeme mit dem Ziel der stetigen Verbesserung von Prozessen für die Steigerung der Effizienz sowie der Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit.
Der Name „A3-Methode“ geht zurück auf das Papierformat A3 auf welchem die Methodik entwickelt wurde. In den 50er Jahren entwickelte Joseph Juran das Modell für japanische Topmanager u.a. bei Toyota mit dem Ziel Problemlösungsansätze, Prozessoptimierungen und Strategieoptionen nur mithilfe eines einzigen Blatt Papiers zu präsentieren. Das gewählte A3-Format stellte platztechnisch das optimale Darstellungsformat dar, das Problem und dessen Lösungsansätze transparent und übersichtlich abzubilden.
Der A3-Report ist die perfekte Möglichkeit, eine Prozessoptimierung transparent und anschaulich zu gestalten und ist damit ein leistungsfähiges Werkzeug für die strukturierte Lösung von Problemen bei Prozessen und damit einhergehend ein optimaler Ansatz für die Umsetzung von Verbesserungen und Plänen. Ein weiterer großer Vorteil dieser Methode liegt darin, dass der Report einen konstanten Dialog zwischen dem Problemverantwortlichen und anderen Personen in einer Organisation herstellt und während des gesamten Prozessoptimierungsverfahrens von der Problemidentifizierung bis zur Lösung unterstützt.
Der A3-Report nimmt Bezug auf die vier Phasen des PDCA-Zyklus und ist dementsprechend aufgeteilt. Die linke Seite des A3-Reports fokussiert das Thema Planung auf Basis der ersten vier Planungsschritte beginnend mit dem Hintergrund, der aktuellen Situation und dem Zielzustand bis hin zur Ursachenanalyse. Die rechte Seite des Reports behandelt anschließend die Themen Ausführung, Überprüfung und Eingreifen. Der Report sollte stets als fließende Prozessanalyse gesehen werden beginnend auf der linken Seite mit der Beschreibung des Problemumfeldes und fortgeführt auf der rechten Seite mit der aktiven Verbesserung des Prozesses.
Die Prozessschritte im Einzelnen sehen wie folgt aus:
In diesem ersten Prozessschritt wird das Problem und dessen Auswirkungen klar, verständlich und nachvollziehbar beschrieben. Wichtig ist, dass die Auswirkungen auf die Erreichbarkeit des Unternehmensziels ebenfalls beleuchtet werden.
In diesem Schritt wird der Ist-Zustand detailliert anhand von Fakten beschrieben. Um den Ist-Zustand und die Relevanz für das Unternehmen sichtbar zu machen, sollten die Informationen u.a. mithilfe von Grafiken, Tabellen oder Bildern dargestellt werden.
Die klare Definition des Ziel-Zustandes oder auch Soll-Zustandes ist von höchster Bedeutung für die Definition der Maßnahmen, die zu treffen sind um das Problem zu lösen. In diesen Schritt können die Beteiligten u.a. auf Basis von KPIs mögliche Lösungsansätze diskutieren und hinterfragen ob und in welchem Umfang diese zur Problemlösung beitragen.
In diesem Schritt werden aktiv die Ursachen des Problems herausgearbeitet. Oftmals hilft hierbei ein Fischgräten-Diagramm auch Ishikawa-Diagramm genannt. Der Vorteil dieses Diagramms offenbart sich durch die übersichtliche Darstellung von Problemursachen und die Zusammenhängen mit anderen Prozessen. Ziel dieses Schrittes ist die Herausstellung des Problems und dessen Einflussfaktoren bzw. Kernursachen des Problems.
An dieser Stelle werden die Maßnahmen definiert, die zur Beseitigung der Probleme und deren Ursachen maßgeblich beitragen. Die Maßnahmen, die in diesem Schritt definiert werden sollen langfristig den Ist-Zustand positiv verändern. Als Hilfestellung bei der Definition der Gegenmaßnahmen helfen die fünf „W-Fragen“: Wie? Wer? Was? Wann? Wo?
Hier wird die Wirkung ermittelt, in wie fern die definierten Gegenmaßnahmen das Problem gelöst haben. Hierzu sollten spezifische Kennzahlen ausgearbeitet werden, welche einen Vorher-Nachher-Vergleich möglich und somit die Erfolge besser sichtbar macht.
Im letzten Schritt wird noch einmal der gesamte Prozess analysiert und evaluiert. Im Fokus steht hierbei die Definition von weiteren Standards um den Erfolg zu sichern und aktiv weiter voranzutreiben. Zudem sollte dieser Schritt zum Wissenstransfer auch für andere Problemstellungen in anderen Abteilungen des Unternehmens genutzt werden.
Inhaltsverzeichnis
1) Erklärung: Was ist der A3-Report
2) Inhalt des A3-Reports
2.1) Hintergrund
2.2) Aktuelle Situation
2.3) Ziel Zustand
2.3) Ursachenanalyse
2.4) Gegenmaßnahmen
2.5) Erfolgswirkung
2.6) Standardisierung und Follow Up
3) Die vier Phasen des PDCA-Zyklus
3.1) Plan - Planung
3.2) Do - Ausführung
3.3) Check - Überprüfung
3.4) Act - Eingreifen
4) Vorteile des A3-Reports
5) Business Case zum A3-Report
Über den Autor
Johannes Rölle
Consultant
Projektmanagement
Bei der Planung steht der das Analysieren des aktuellen Ist-Zustandes, das Erkennen von Verbesserungspotentialen sowohl als auch deren Entwickelung im Vordergrund. Um den Erfolg der nächsten Schritte sicherzustellen, sollte der Prozess unter enger Einbindung der Mitarbeiter*innen geplant werden.
Bei der Ausführung geht es nicht direkt um die Einführung eines neuen Prozesses. Vielmehr soll es um das Ausprobieren und Testen neuer Lösungsansätze gehen welche in praktischen Optimierungskonzepten gebündelt werden sollten. Diese Konzepte sollen dann weiter ausformuliert und in ein operatives Konzept gegossen werden.
Die im vorherigen Schritt herausgearbeiteten operativen Lösungsansätze und Konzepte müssen nun Anhand von Prozessabläufen getestet werden. Die Resultate dieser Tests geben Aufschluss ob der Prozess im Allgemeinen ausgerollt werden kann oder ob im kleineren Maßstab noch Anpassungen vorgenommen werden müssen. Sollte der Test erfolgreich sein, kann der neue Prozess im entsprechenden Rahmen etabliert werden.
In dieser letzten Phase des Prozesses steht die Einführung des neuen Prozesses im vorgesehenen Rahmen im Vordergrund. Mit der Einführung sind zum Teil größere organisatorischen Aktivitäten und finanzielle Investitionen verbunden. Dementsprechend sollten die vorhergegangen Phasen möglichst effektiv und zielgerichtet ausgeführt werden. Die neue Prozessvorgabe ist nun festgeschrieben und sollte auf regelmäßiger Basis überprüft werden z.B. durch ein internes Audit.
Folgende Aspekte machen den A3-Report in seiner Anwendung besonders praktikabel:
- Aktive Auseinandersetzung mit dem Problem
Sie gewinnen Erkenntnisse über Problemursachen schon während der Report erstellt wird und nicht erst wenn der Report fertig ist. Dementsprechend steht hierbei der Prozess, das Problem aktiv und im Team mit allen Stakeholdern zu lösen im Vordergrund und der Lösungsprozess ist gleichzeitig eine gute und produktive Art sicherzustellen, dass alle Anwender sich intensiv mit der Problemstellung während des Ausfüllens des Reportes befassen.
- Einfach und verständlich
Der Report besticht durch die eindeutige Struktur und Verständlichkeit. Durch die sehr einfache Darstellung, welche durch das Verwenden von weiteren Grafiken oder Tabellen optimiert wird, wird das Aufzeigen komplexer Daten in anschaulicher Form sehr vereinfacht. Mitarbeiter entwickeln schnell Verständnis für die Problemstellung und deren Ursachen.
- Flexibel
Aufgrund der flexiblen Rahmenstruktur kann der A3-Report an jedes Unternehmen und deren individuellen Problemstellungen angepasst werden. Die Ausarbeitung einer individuellen und effizienten Lösungsstrategie ist damit möglich.
Das Jahr 2020 stellte die Arbeitswelt vor eine enorme Herausforderung: ein flächendeckendes Home-Office System musste eingeführt werden inklusive der entsprechenden IT-Infrastruktur. Dementsprechend entschied sich ein in München ansässiges Unternhemen, flächendeckend Microsoft Team unternehmensweit einzuführen. Das Tool mit all seinen Möglichkeiten sollte möglichst schnell eingeführt werden und so erhielten alle Mitarbeiter innerhalb von 2 Wochen das Programm. Dazu wurde von der IT-Abteilung ein Flyer per Mail verschickt, welcher auf 10 Seiten die grundlegenden Funktionen von Microsoft Teams beschrieb.
4 Wochen nachdem das neue Programm eingeführt war, informierte sich der CEO bei seinem CIO über die Einführung der neuen Software. Der CIO informierte ihn, dass nur 48% der Belegschaft das Programm regelmäßig nutzen würden und sie daraufhin eine Mail an die Belegschaft geschickt hätten, die daran erinnere, dass das neue Programm zu nutzen sei. Es vergingen weitere 2 Wochen und der Nutzungswert stiegt nur unmerklich. Bei der IT gingen in dieser Zeit allerdings mehr und mehr Mails mit Fragen rund um die Einführung ein. Daraufhin entschied man sich nicht jede Mail separat zu bearbeiten und stattdessen ein zweites Dokument mit Fragen und Antworten an alle Mitarbeiter zu senden. Die Nutzungsrate blieb unverändert.
Um herauszufinden, warum das neue Programm so schlecht angenommen wurde beauftragte der CIO eine externe Beratung. Diese stelle ihm den A3 Report vor, ein Tool zur Prozessoptimierung im Qualitätsmanagement, welches auf dem sogenannten "Plan, Do, Check, Act"-Zyklus (PDCA-Zyklus) basiert. Ziel dieses A3 Reportes ist es mithilfe eines 7-Stufigen Verfahrens, das Problem zu analysieren und Gegenmaßnahmen zu etablieren. Der Name „A3-Methode“ geht zurück auf das Papierformat A3 auf welchem die Methodik entwickelt wurde.
Beginnend mit der Analyse des Hintergrundes und der aktuellen Situation und unter der aktiven Einbeziehung der Kollegen und Kolleginnen des Unternehmens, konnte herausgefunden werden, dass viele Mitarbeiter gar nicht richtig Bescheid gewusst haben, dass das neue Tool existierte. Anderen war der Anwendungskatalog zu kompliziert und Nutzerunfreundlich geschrieben. Einige hätten sich eine Schulung gewünscht. Bei weiteren Mitarbeiter*innen funktionierte das neue Tool schlichtweg einfach nicht. Mithilfe des A3 Reportes wurde ein neuer Ziel-Zustand definiert, welcher Vorsah, dass die Nutzungsrate organisch durch engere Zusammenarbeit von IT und anderen Mitarbeiter*innen geschehen sollte. Es wurde basierend auf dem A3 Report Gegenmaßnahmen entwickelt, die die Ursachen der Probleme bei der Ersteinführung berücksichtigte. Somit konnte ein wesentlich effektiveres Roll-Out Konzept geschaffen werden. Unter anderem gab es Schulungen, ein Kollege der IT wurde nur mit dem Thema Roll-Out beauftraget und kümmerte sich persönlich um die Anlegen der Kolleg*innen. Die Nutzungsrate stieg deutlich.
Dieses ist nur eines der zahlreichen Besipiele das zeigt, dass der A3-Report die perfekte Möglichkeit ist, schnell, effektiv und nahezu ohne die Verwendung von weiteren Hilfsmitteln eine Prozessanalyse durchzuführen und geeignete Gegenmaßnahmen auszuarbeiten. Dieser Report stellt optimale Gelegenheit dar, eine Prozessoptimierung verständlich, transparent sowie anschaulich zu gestalten und ist damit ein leistungsfähiges Werkzeug für die strukturierte Lösung von Problemen bei Prozessen. Ein weiterer großer Vorteil dieser Methode liegt darin, dass der Report einen konstanten Dialog zwischen dem Problemverantwortlichen und anderen Personen in einer Organisation herstellt und während des gesamten Prozessoptimierungsverfahrens von der Problemidentifizierung bis zur Lösung unterstützt.
Quellen
- Kudernatsch, 2021
- Burduk, 2017
- Durward & Smalley, 2008
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