Es ist immer wichtig sein genehmigtes Budget im Auge zu haben, um ggf. Überraschungen frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen ergreifen zu können.
Challenge
Anforderungen an das Budgetmonitoring
Entwicklung und Etablierung eines managementtauglichen Tools, welches schnell Aufschluss über den aktuellen Stand des Budgets gibt.
Eingesetztes Tool: BI / Power-BI
Concept
Erstellung des Budgetmonitorings
1. Planung
a) Definition der Kosten
b) Definition des Zeitpunkts, an dem die Kosten anfallen
c) Definition nach Kostenart und / oder Workstream
2. Ist - Analyse
a) Automatisches Einlesen der Ist-Kosten entweder durch
i) entsprechende Schnittstellen, oder durch
ii) weitestgehend automatisierte Uploads aus Reporting-Tools der Buchhaltung (z.B. SAP BW)
Über die Autorin
Katrin Hoese Management Consultant Projektmanagement
Sie brauchen Hilfe bei Ihren Projekten
3. Soll – Ist Abweichung
a) Definition des Analysezeitraums (z. B. monatlich)
b) Definition und Ausweis von KPIs / Ampelmechanismen für Abweichungen
c) Durch Power BI-Tools kann somit schnell, übersichtlich und vor allem managementtauglich eine Analyse über Abweichungen (Unter- oder Überverbrauch) gemacht werden
d) Drill Downs erlauben weitreichende Analysen der Abweichungen
Result
Vorteile des Budgetmonitorings für unseren Klieneten
Durch den Einsatz von Schnittstellen und BI-Lösungen kann ohne manuellen Aufwand und ohne großen zeitlichen Aufwand, schnell eine Abweichung eines Budgets aufgedeckt werden. Entsprechende Handlungsmaßnahmen lassen sich schneller und effizienter definieren.
Sie möchten Ihre Budgets auch übersichtlicher verwalten? Dann kommen Sie gerne auf uns zu!
