Optimierung des 

Dokumentenmanagements

Projekt in einem führenden Pharmaunternehmen

Ein führendes internationales Pharmaunternehmen optimiert und erweitert seine  bestehende Produktionsstätte. 

Durch die Installation neuer Anlagen sowie dem Austausch bestehender Maschinen und Anlagen ergeben sich eine Vielzahl an Projekten, die viele Abhängigkeiten untereinander aufweisen. 

Diese Projekte sind in einem Programm zusammengefasst. Alleine die technische Dokumentation dessen hat über tausend Dokumente zur Folge, die projektübergreifend einen Review- & Freigabeprozess durchlaufen müssen. Alle Dokumente müssen erfasst, gesteuert und nachverfolgt werden. 

 

Einer komplexen Program- und Projektstruktur steht ein kaum standardisierter  Prozess bzgl. Review- & Freigabezyklen von Dokumenten gegenüber. Um einen reibungslosen und effizienteren Freigabeprozess zu gewährleisten, ist eine  umfassende Standardisierung unabdingbar.

Zudem sind eine schnelle Lösungsfindung sowie Implementierung notwendig, da bereits zu frühen Zeitpunkten im Programm erst Dokumente diesen Prozess erfolgreich durchlaufen müssen. 


Gemeinsam mit dem Kunden wurde die Projekt- & Programstruktur sowie die Terminplanung analysiert. Mit Blick auf die knappe Zeitschiene, suchte man nach einer Lösung innerhalb der bestehenden IT-Infrastruktur. Die Anforderungen des Kunden lauteten: 

  • Möglichkeit zur Auswertung des Dokumentenstatus (tagesaktuelles Reporting) 
  • Steuerung der Dokumente hin zu den Prozessbeteiligten 
  • Transition der Dokumente zum Lieferanten 
  • Bereitstellung von dokumentenrelevanten Vorgaben und Projektinformationen an Lieferanten 


Auf die Analyse folgte die Definition des SOLL-Prozesses. Im Rahmen des Kick-offs für das gesamte Programm wurde der SOLL-Prozess sowie die dokumentenrelevanten Vorgaben dem Auftraggeber und Lieferanten vorgestellt. Es folgten mehrere Schulungen, die jeden einzelnen Prozessbeteiligten das Handling der Prozessschritte trainiert. 


Der Schlüssel war die Implementierung eines Single Point of Contact (SPOC) für das Dokumentenmanagement des gesamten Programms. Alle projektrelevanten Dokumente laufen ausschließlich über den SPOC, welcher dokumentiert, steuert und nachverfolgt. Neben der Analyse übernahm expertree auch die Rolle des SPOC. Die Durchführung der Prozessschritte geschah mit Hilfe der bestehenden Microsoft Office 365 Umgebung, da Implementierung neuer Software mehr Zeitaufwand bedeutete und bereits zu Projektbeginn Verzögerungen im Zeitplan verursachen würde. 

Folgende Systeme/Software wurde verwendet: 

Review-Zyklus: 

  • Microsoft SharePoint 
  • Microsoft One Drive 
  • Microsoft Power Automate 
  • Microsoft Excel 

Freigabe Zyklus: 

  • Microsoft SharePoint 
  • Microsoft OneDrive 
  • DocuSign (außerhalb MS365 Umgebung zur GMP Konformität) 

Auswertung: 

  • Microsoft SharePoint 
  • Microsoft Excel 

Über den Autor

Johannes-4zu3

Johannes Rölle
Consultant

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