Datenschutzhinweise für Bewerber

 

Sehr geehrte Bewerberin, sehr geehrter Bewerber,

wir freuen uns Sie bei der expertree consulting GmbH begrüßen und Ihre Bewerbung entgegen nehmen zu dürfen.

Durch das Registrieren eines Bewerberkontos sowie durch Ihre Bewerbung oder die Kommunikation mit uns, werden uns Ihre personenbezogenen Daten bekannt gegeben. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Bewerbung und des Einstellungsverfahrens. Diese Richtlinie erklärt Ihnen, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen und welche Rechte und Möglichkeiten Sie in diesem Zusammenhang haben. Wir versichern Ihnen, dass wir Ihre Daten mit größter Sorgfalt, Gewissenhaftigkeit und Vertraulichkeit behandeln.

Wer die Verantwortung für Ihre personenbezogenen Daten trägt

Die expertree consulting GmbH (nachfolgend „wir“, „uns“ oder „expertree“ genannt) verarbeitet alle personenbezogenen Daten, die Sie uns während des Einstellungsverfahrens zur Verfügung stellen. Wir sind auch für die Sicherheit und Integrität Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich.

Wie Ihre personenbezogenen Daten verwendet werden

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Bewerbung und des Einstellungsverfahrens durch uns verarbeitet, insbesondere für folgende Zwecke

  • zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung, inklusive zur Prüfung und Bewertung Ihrer Qualifikation und Fähigkeiten, sowie zur Prüfung Ihrer Eignung für die Stellenangebote, für die Sie sich beworben haben, zur Kommunikation mit Ihnen, zur Durchführung von sonstigen Bewertungsmitteln, sowie zur Organisation von ggf. erforderlichen Reisen;

  • zur strategischen Geschäftsplanung und zu organisatorischen Zwecken, unter Einschluss der Planung, Controlling, Budgetierung, Benchmarking und Restrukturierung;

  • zu Sicherheitszwecken, insbesondere wenn Sie unsere oder Einrichtungen unserer Auftraggeber besuchen oder nutzen, einschließlich der Aufrechterhaltung und des Schutzes des Eigentums, zur Gewährleistung der Integrität und Sicherheit der Geschäftsräume, Betriebsanlagen, IT- und Kommunikationssysteme, Plattformen und geschützten Websites und sonstigen Systeme oder Anlagen (einschließlich Videoüberwachung und sonstige Überwachungsmittel), zur Ermittlung, Prävention und Aufdeckung von Sicherheitslücken, Betrug, Diebstahl oder sonstigen kriminellen oder böswilligen Handlungen,

  • zu gesetzlichen Dokumentationszwecken, für die Gewährleistung der Einhaltung von gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten (wie bspw. Aufzeichnungspflichten);

  • aus Gründen der Corporate Compliance, besonders zur Überwachung und Beurteilung der Einhaltung unserer Richtlinien und Standards;

  • aus Gründen der Regelkonformität, zur Gewährleistung der Einhaltung unserer gesetzlichen und regulatorischen Verpflichtungen und Anforderungen;

  • im Falle von Rechtsstreitigkeiten, zur Durchsetzung unserer vertraglichen Vereinbarungen und der Feststellung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht dazu verwendet, um automatisierte Entscheidungen zu treffen, die Sie beeinträchtigen könnten oder andere als die oben beschriebenen Profile zu erstellen.

Die rechtliche Grundlage zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist in Artikel 6 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung ("DSGVO") festgelegt. Abhängig von den vorstehend genannten zulässigen Zwecken, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, ist die Verarbeitung entweder zur Ausführung Ihrer Bewerbung, freiberuflichen Tätigkeit oder sonstigen Vereinbarung mit uns erforderlich, die für die Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen (z.B. zur Aufzeichnung von Rentenansprüchen oder zur Aufzeichnung zu Steuerzwecken) erforderlich ist, die zum Schutz Ihrer Person oder der lebenswichtigen Interessen einer anderen Person erforderlich ist oder für die Zwecke unseres berechtigten Interesses oder der Interessen von Dritten, die Ihre personenbezogenen Daten erhalten, unter der Voraussetzung, dass diese Interessen nicht durch Ihre Interessen, Grundrechte und Freiheiten überwiegen. Darüber hinaus erfolgt die Verarbeitung ggf. auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Wir werden Sie in jedem Fall über die Verarbeitung Ihrer Daten und Ihre damit verbundenen Rechte informieren, bevor wir Ihre Zustimmung einholen. Ihre personenbezogenen Daten werden in einer Cloud-Umgebung auf Servern gespeichert, die sich in Deutschland befinden. Der Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten wird einer streng begrenzten Gruppe von Mitarbeitern der expertree consulting GmbH gewährt, wie z.B. Ihrem einstellenden Personalverantwortlichen oder dem Geschäftsführer.

Arten von personenbezogenen Daten

Sofern nicht anders mit Ihnen vereinbart wird, verarbeiten wir lediglich personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung für die vorstehend genannten Zwecke erforderlich sind. Dazu zählen all jene Informationen, die Sie uns zusammen mit Ihrer Bewerbung direkt übermittelt haben, sowie all jene Informationen, die sich aus diesen gesammelten Daten ergeben oder anderweitig im Laufe Ihres Bewerbungsprozesses erhoben oder erzeugt werden.

Folgende Kategorien von Daten werden hierbei generell umfasst:

  • Personenbezogene Daten, die Sie uns während des Einstellungsverfahrens zur Verfügung stellen, einschließlich Name, Kontaktdaten, Bild, Ausbildung, beruflicher Hintergrund, Antworten auf Fragebögen oder Angaben in Bewerbungsgesprächen;

  • Ergebnisse der Hintergrundprüfung, wie beispielsweise alle personenbezogenen Daten, die sich aus Hintergrundüberprüfungen ergeben, soweit sie für die jeweilige Stelle notwendig und gesetzlich erlaubt ist;

  • Ergebnisse von Referenzprüfungen,  wie beispielsweise alle personenbezogenen Daten, die sich aus der Überprüfung von Arbeitszeugnissen ergeben, die Sie uns während des Einstellungsverfahrens zur Verfügung stellen.

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben

Wir erfassen Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie direkt von Ihnen, wenn Sie mit uns im Rahmen Ihrer Bewerbung kommunizieren, z.B. wenn Sie einen Bewerbungsfragebogen ausfüllen, unsere Website oder sonstige Kommunikations- oder Arbeitsplattformen besuchen und wenn Sie sich im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung an uns wenden. Darüber hinaus generieren wir personenbezogene Daten über Sie im Laufe Ihrer Bewerbung für die vorstehend genannten zulässigen Zwecke (z.B. Kostenrückerstattung, Aufzeichnung und Überwachung Ihres Zutritts zu und Ihrer Nutzung unserer Geschäftsräume, Betriebsanlagen, Kommunikations- und IT-Systeme oder die unserer Auftraggeber).

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten schützen

Wir unterhalten physische, elektronische und verfahrenstechnische Schutzmaßnahmen, die dem derzeitigen Stand der Technik und den gesetzlichen Datenschutzvorschriften entsprechen, um Ihre personenbezogenen Daten vor jeglichem unbefugten Zugriff oder Eingriff zu schützen. Diese Schutzmaßnahmen umfassen die Umsetzung bestimmter Technologien und Verfahren zum Schutz Ihrer Privatsphäre, wie beispielsweise sichere Server, Firewalls, sowie SSL-Verschlüsselung. Wir halten uns stets an alle anwendbaren Gesetze und Vorschriften in Bezug auf die Vertraulichkeit und Sicherheit der personenbezogenen Daten.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an unsere Auftraggeber weitergeben, wenn und soweit dies für den Einstellungsprozess erforderlich ist. Beispielsweise würden wir Ihre personenbezogenen Daten in Form eines Mitarbeiterprofils an einen bestehenden oder möglichen Auftraggeber weitergeben, welcher uns für ein bestimmtes Projekt beauftragt hat oder beauftragen möchte, damit wir Sie für ein bestimmtes Projekt berücksichtigen können. Die Weitergabe erfolgt in strikter Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen. Die Auftraggeber verwenden Ihre personenbezogenen Daten dann für die gleichen Zwecke und unter den gleichen Bedingungen wie in dieser Datenschutzerklärung dargestellt.

Des Weiteren können wir Ihre personenbezogenen Daten auch an öffentliche Einrichtungen oder staatliche Stellen, wie beispielsweise Regulierungs- oder Strafverfolgungsbehörden, Anwälte oder Gerichte weitergeben, falls wir aufgrund von anwendbarem Recht oder Vorschriften oder aufgrund deren Ersuchen dazu verpflichtet sind und dies gesetzlich zulässig und erforderlich ist, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen, oder zur Feststellung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Andernfalls werden wir Ihre personenbezogenen Daten nur weitergeben, wenn Sie uns dazu anweisen oder Ihre Erlaubnis erteilen, wenn dies aufgrund von anwendbarem Recht oder Vorschriften, oder aufgrund von gerichtlichen oder offiziellen Ersuchen von uns gefordert wird, oder wenn wir den Verdacht hegen, dass betrügerische oder kriminelle Handlungen vorliegen. Wir behalten die Kontrolle über Ihre personenbezogenen Daten und sind in vollem Umfang für diese verantwortlich und werden geeignete, gemäß dem anwendbaren Recht erforderliche Schutzmaßnahmen ergreifen, um die Integrität und Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten bei Beauftragung solcher Dienstleister zu gewährleisten.

Ihre Datenschutzrechte

Unter bestimmten gesetzlichen Bedingungen können Sie Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, deren Berichtigung oder Löschung oder die Einschränkung deren Verarbeitung fordern. Sie können zudem Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen oder Datenübertragbarkeit verlangen. Insbesondere haben Sie das Recht, eine Kopie der personenbezogenen Daten, die wir über Sie führen, zu verlangen. In diesem Fall werden wir Ihre Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten, es sei denn, unser berechtigtes Interesse überwiegt oder die Verarbeitung ist für die Feststellung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich. Falls Sie diese Anfrage wiederholt stellen, werden wir dafür ggf. eine Gebühr erheben. Genauere Angaben zu Ihren Datenschutzrechten entnehmen Sie bitte den Artikeln 15 - 22 DSGVO. Wenn Sie Fragen zu Ihren Rechten haben oder besondere Wünsche in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben, können Sie uns gerne kontaktieren. Um eine der vorgenannten Anfragen zu stellen, schicken Sie bitte eine kurze Beschreibung der betreffenden personenbezogenen Daten unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Zugangsdaten zu Ihrem Konto als Identitätsnachweis, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Unter Umständen benötigen wir einen zusätzlichen Identitätsnachweis, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Wir werden Ihre Anfrage sorgfältig prüfen und mit Ihnen besprechen, wie wir ihr am besten nachkommen können. Falls Sie mit unserer Reaktion nicht zufrieden sind oder glauben, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht nach Maßgabe des geltenden Rechts verarbeiten, können Sie bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für Datenschutz in Ihrem Land Beschwerde einreichen. Sie können sich entweder an die Aufsichtsbehörde wenden, die für Sie vor Ort zuständig ist oder an die Aufsichtsbehörde, die für uns vor Ort zuständig ist.

Sofern Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt haben, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, d.h. der Widerruf der Einwilligung beeinträchtigt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung vor dem Widerruf. Im Falle eines Widerrufs der Einwilligung verarbeiten wir die personenbezogenen Daten nur weiter, sofern für die Verarbeitung eine anderweitige Rechtsgrundlage vorliegt.

Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass das Beschäftigungsverhältnis ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf einen längeren Zeitraum angelegt ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

  • Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. aus dem Sozialgesetzbuch (SGB IV), Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) ergeben können. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre.

  • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahren betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten die genannten Ausnahmen. Gleiches gilt für die Datenverarbeitung aufgrund einer erteilten Einwilligung. Sobald diese Einwilligung für die Zukunft durch Sie widerrufen wird, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, es sei denn es besteht eine der genannten Ausnahmen.

Verpflichtung zur Angabe von personenbezogenen Daten

Generell überlassen Sie uns Ihre personenbezogenen Daten auf freiwilliger Basis. Unter bestimmten Umständen sind wir jedoch verpflichtet bestimmte personenbezogene Daten zu erheben oder bei denen wir nicht handeln können, ohne bestimmte personenbezogene Daten zu erheben. Wenn Sie uns in diesen Fällen Ihre relevanten personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir Ihre Bewerbung möglicherweise nicht ordnungsgemäß bearbeiten, Ihnen bestimmte Aufgaben übertragen oder Ihnen die Teilnahme an bestimmten Aktivitäten oder Dienstleistungen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung gestatten.

Änderungen der Datenschutzrichtlinie

Wir behalten uns vor, diesen Datenschutzhinweis von Zeit zu Zeit in Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen zu aktualisieren und zu ändern. Das Datum des letzten Updates ist oben angegeben. 

Fragen?

Falls Sie Fragen in Bezug auf das Einstellungsverfahren und zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte über unter: jobs@expertree.de.