Datenschutzhinweis Microsoft TEAMS gemäß Art. 13 DSGVO
Sehr geehrte Damen und Herren,
mit der nachfolgenden Information möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten während der Durchführung von Meetings und Veranstaltungen über Microsoft-TEAMS geben.
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortliche für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die
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Xxxx
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2. Datenschutzbeauftragter
expertree consulting GmbH
Lena-Christ-Straße 2
82031 Grünwald
E-Mail: DS-Service@expertree.de
Tel.: +49 6102 815 055 6
3. Was ist Microsoft TEAMS?
Microsoft TEAMS ist ein Dienst, welcher von Microsoft Ireland Operations Limited mit Sitz in One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18 D18 P521, Irland zur Verfügung gestellt wird.
Durch die Videokonferenzfunktion von MS-TEAMS können wir Ihnen die Teilnahme über Video-/Audio an unseren Onlineveranstaltungen anbieten. Wir verwenden MS-TEAMS um Onlineveranstaltungen im Modus „Team Meetings“ durchzuführen. Durch unsere Einstellungen werden Audio- bzw. Videoaufnahmen grundsätzlich verhindert. In Ausnahmefällen kann eine Aufzeichnung unter folgenden Voraussetzungen erfolgen:
Vorherige zweifache Ankündigung der geplanten Aufzeichnung an die Teilnehmer. Einmal über die Einladung und zweitens vor Beginn der aufzuzeichnenden Veranstaltung.
Den Teilnehmern wird ein Link zu diesen Datenschutzinformationen zur Verfügung gestellt
Den Teilnehmern werden zusätzlich folgende ergänzende Informationen zum Datenschutz zur Verfügung gestellt:
Konkreter Zweck der Aufzeichnung
Verantwortlicher für die Aufzeichnung (Funktion/Rolle)
Zugriffsberechtigte der Aufzeichnung
Ggf. Empfänger der Aufzeichnung, falls diese weitergegeben wird
Speicherort und Dauer der Aufzeichnung
4. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
4.1. Durch expertree consulting GmbH
Bei der Nutzung von Microsoft TEAMS werden verschiedene Datenkategorien verarbeitet. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Nutzungs-Metadaten: Datum, Uhrzeit
Teilnehmerdaten: Die Teilnahme an den Meetings erfolgt i.d.R. auf Basis einer vorherigen Einladung/Anmeldung
Ihre Daten werden bei der Nutzung von Microsoft TEAMS sowohl im ruhenden Zustand als auch bei der Übertragung verschlüsselt.
expertree consulting GmbH legt großen Wert darauf, den Grundsatz der Datensparsamkeit gem. Art. 5 Abs. 1 lit. c) DSGVO einzuhalten und verarbeitet aufgrund dessen nur personenbezogene Daten, die zwingend benötigt werden.
4.2. Durch Microsoft
Durch die Nutzung von Microsoft TEAMS, verarbeitet Microsoft ebenfalls personenbezogene Daten. Dabei können unter anderem folgende personenbezogene Daten durch Microsoft erfasst werden:
IP-Adresse
Verbindung zu einem Microsoft User Account
Cookies
Browser-Kennung
verwendetes Betriebssystem
Spracheinstellung
Inhalte: Besprechungen, Chats, Voicemails, Freigegebene Dateien, Aufzeichnungen und Transkriptionen
Anrufverlauf
Daten zur Anrufqualität
Support- und Feedbackdaten
Diagnose- und Dienstdaten
Weitere Informationen zur Nutzung von Microsoft TEAMS finden Sie unter:
https://privacy.microsoft.com/de-DE/privacystatement
https://www.microsoft.com/de-de/servicesagreement/default.aspx
https://news.microsoft.com/de-de/datenschutz-und-sicherheit-in-microsoft-teams-nutzer/#:~:text=In%20Teams%20verschl%C3%BCsseln%20wir%20Daten,von%20Video%2C%20Audio%20und%20Desktop
5. Weitergabe an Dritte / Empfänger Ihre Daten
Weitergabe an Dritte:
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Microsoft Veranstaltungen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht von uns an Dritte weitergegeben.
Empfänger:
Im Rahmen der Nutzung des Dienstes Microsoft TEAMS erhält Microsoft Ireland Operations Limited kurzfristige theoretische Kenntnis von den oben genannten Daten. Wir haben mit Microsoft durch Akzeptanz der OST („Online-Service-Terms“) einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum anderen aber auch durch den Abschluss der Standardvertragsklauseln vom 07.06.2021 garantiert, die ebenfalls Bestandteil der OST sind.
6. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Nutzung von Microsoft TEAMS erfolgt durch uns auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Durchführung von Online Meetings und Veranstaltungen zur Information der Teilnehmer über fachliche Themen.
7. Datenspeicherung und -löschung
Die Daten, welche von Ihnen während Ihrer Nutzung von Microsoft TEAMS erhoben worden sind, werden in der Microsoft-Cloud gespeichert und von uns, im Rahmen der Veranstaltung, ausgewertet. Alle Daten, die durch uns, in der Microsoft Cloud gespeichert werden, liegen ausschließlich im Microsoft Rechenzentrum mit Sitz in Deutschland.
Ihre Daten werden, soweit kein Erfordernis für eine weitere Aufbewahrung besteht, spätestens nach 180 Tagen gelöscht.
Sofern eine weitergehende Speicherung dieser Daten durch Microsoft Ireland Operations Limited erfolgt, richtet diese sich ausschließlich nach den Bestimmungen in der
https://www.microsoft.com/de-de/servicesagreement/default.aspx
und
https://news.microsoft.com/de-de/datenschutz-und-sicherheit-in-microsoft-teams-nutzer/#:~:text=In%20Teams%20verschl%C3%BCsseln%20wir%20Daten,von%20Video%2C%20Audio%20und%20Desktop.
8. automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.
9. Ihre Rechte
Betroffenen Personen stehen folgende Rechte dem Verantwortlichen gegenüber zu:
Sie haben das Recht, Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten.
Sie haben das Recht, die Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO Sie betreffender unrichtiger bzw. unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
Sie haben das Recht, bei Vorliegen der in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Danach können Sie beispielsweise die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Außerdem können Sie Löschung verlangen, wenn Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeitet werden und Sie diese Einwilligung widerrufen.
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten. Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten können Sie dann die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser gemäß Art. 19 DSGVO verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.
Sie haben gemäß Art. 20 DSGVO das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen, soweit dies technisch machbar ist.
Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.
Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
Telefon: 0 981 180093-0
10. Änderung dieses Datenschutzhinweises
Wir behalten uns vor, diesen Datenschutzhinweis anzupassen, damit Sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in diesem Datenschutzhinweis umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann der neue Datenschutzhinweis.
Stand 01/2023
