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Blog - Projektmanagement

 

Project Office - weit mehr als ein

Project Assistant

Viele Mitarbeiter nutzen die Begriffe Project Office (PO) und Project Assistant (PA) als Synonyme. Da unterstützt jemand ein Projekt, ist dann die Beschreibung. Wir sagen, dass ein Project Office weit mehr kann und, wenn man es richtig einsetzt, über Projekterfolge mitentscheiden kann. 

Wenn wir einen Blick auf den Project Assistant werfen, so liegt die Verbindung zu einem Personal Assistant begrifflich sehr nahe. Und genau das sind auch die Aufgaben, die wahrgenommen werden. Ein Assistant unterstützt eine Person oder in diesem Fall ein Vorhaben und organisiert die Administration. Darunter fallen neben den Aufgaben wie Protokolle schreiben, Präsentation erstellen und Besprechungen organisieren teilweise auch Aufgaben wie Project Controlling, in Form von Budget- oder Zeitplanüberwachung. 

Das Project Office geht darüber hinaus und unterstützt den Projektleiter in allen Kerngebieten des Projektmanagements. Neben dem Monitoring von Zeit und Budget gehören dazu unter anderem das Scope Management (Was setzt das Projekt um und was nicht?), Communication Management (Mit wem kommuniziert man und wie?), Risk Management (Welche Risiken liegen vor und was kann getan werden?), usw. Der Projektleiter kann mit dieser Entlastung seinen Fokus auf die kritischen Themen setzen und gezielt seiner Rolle als Leiter oder Manager des Projektes nachkommen. 

Der Vorteil eines guten PO? Mehr Freiraum für den Projektmanager und weiterhin volle Kontrolle über das Projekt. Projekterfolg wird plötzlich wahrscheinlicher und duplizierbar. 

Key Facts: 

  • Ein echtes, richtig ausgebildetes Project Office entlastet den Projektleiter merklich 

  • Das Project Office unterstützt den Projektleiter in den Kerngebieten des Projektmanagements (Scheduling, Monitoring & Controlling, Risk Management, etc.) und nicht (nur) bei den administrativen Tätigkeiten 

  • Ein echtes Project Office erhöht die Wahrscheinlichkeit eines Projekterfolges und macht Projekterfolg wiederholbar